01 / 關係
人物與公司分散在幾份表
委託人、受託人、受益人、董事、股東和 UBO 之間的關係，不能靠人手拼湊。
客戶、信託、公司、資產、文件和待辦事項，集中在同一個工作畫面。少一點翻找，多一點清楚知道下一步要做什麼。
ACTIVE STRUCTUREChan Family Trust
進行中關聯實體08
文件完整度92%
待辦事項04
關係一覽
Chan Family Trust 信託
Chan Holdings Ltd. 公司
Investment Account · HKD 資產
下一步
更新 KYC 文件還有 5 日
覆核受益人資料本週到期
一個客戶，往往牽涉整個架構
信託工作最花時間的，通常不是輸入資料，而是找資料、對版本、追期限，再向同事重新解釋一次。
02 / 期限
文件到期，總是最後才發現
KYC／CDD、牌照、公司申報和定期覆核各有日期，團隊需要一個清楚的待辦畫面。
03 / 交接
同一個案件，人人有自己的版本
營運、合規、關係經理和管理層看到的資料不一致，交接和追溯自然變慢。
從客戶到資產，一個畫面睇晒
由開戶、信託設立到日常覆核，將團隊每天真正要用的資料放在同一個工作脈絡。
客戶與關係人
建立個人、家庭、公司、合夥、信託及其他法律安排的統一檔案。
- Settlor、Trustee、Protector、Beneficiary 角色
- UBO、控制人、董事、股東與授權人
- 風險評級、關係經理、聯絡及覆核紀錄
信託與公司實體
用結構化資料呈現所有權、控制權、受益安排和重要日期。
- 信託契約、適用法律與成立資料
- 香港及海外公司、SPV、基金會與合夥
- 股權、投票權、董事及組織架構圖
資產與投資組合
將資產和持有實體、保管人、估值日期與文件直接關聯。
- 現金、銀行帳戶、股票、債券及基金
- 私人公司股權、私募、不動產與保險
- 負債、擔保、幣別、估值及持有人
文件與紀錄
文件不是孤立附件，而是連回客戶、實體、資產和合規個案的證據。
- 身分、公司、信託、資產與投資文件
- 版本、到期、保留期限和查閱權限
- 審批、覆核、時間戳與變更歷程
工作流程與待辦
把開戶、設立、補件、審批、覆核和例外處理變成可分派的任務。
- 新客戶及信託設立清單
- KYC／CDD 覆核與風險重新評估
- 提醒、時限、分派與活動日誌
合規與風險工作流
支援機構按自身政策執行內部流程，保留決策依據，不把系統包裝成合規保證。
- 風險因素、SoF／SoW 與審批意見
- 高風險個案與加強盡職審查
- 例外、管理報告與稽核追蹤
從關係看全局
不用翻幾份表，打開案件就看到整個架構
誰是受託人？哪間公司持有資產？哪份文件快到期？由同一個畫面直接追到相關人物、實體和紀錄。
客戶自然人／法人
信託角色與契約
受益人受益安排
公司股權與控制
資產持有與估值
文件證據與期限
單一可信資料來源
把客戶、信託、公司、資產與合規紀錄放在同一平台，減少重複輸入、版本落差和交接成本。
按角色配置存取權限
可按部門、職務、客戶群組或案件設定資料存取範圍，並保留關鍵操作與資料變更紀錄。
支援跨境複雜架構
按需要配置多司法管轄區、多幣別、不同實體類型和跨境文件要求，讓團隊維持一致的作業方式。
不同團隊，使用重點不一樣
信託管理系統的價值不在於每個人看到一模一樣的畫面，而是讓每個角色都能在同一套關係資料上完成自己的工作。
| 團隊 | 最常見的工作情境 | 優先需要的視圖 | 適合先整理的資料 |
|---|---|---|---|
| 信託公司及 TCSP | 客戶接納、信託行政、CDD、文件及續期管理 | 案件＋期限 | 客戶、信託角色、文件、覆核及審批 |
| 家族辦公室 | 家族成員、信託、控股公司、資產與受益安排 | 關係＋資產 | 家庭關係、實體、資產、受益人及授權 |
| 私人銀行及財富管理 | 客戶關係、UBO、資產架構與定期覆核協作 | 客戶＋風險 | 客戶檔案、控制鏈、資產及風險紀錄 |
| 律師行及專業服務機構 | 信託設立、公司服務、法定紀錄及文件管理 | 實體＋文件 | 信託契約、公司、股權、董事及法定文件 |
| 合規與風險部門 | 風險評估、例外管理、文件完整性與管理報告 | 風險＋稽核 | KYC／CDD、SoF／SoW、審批及活動日誌 |
以上為常見使用情境，實際資料欄位、權限、整合及工作流程應按機構的業務模式、牌照、政策和客戶風險設計。
由一個案件開始，逐步建立完整視圖
導入不必一次把所有歷史資料搬進系統。先用一個實際信託或客戶群組驗證關係、文件與覆核流程，再逐步擴展。
01
盤點資料與關係
確認目前的客戶、信託、公司、資產、文件及待辦資料在哪裡。
02
建立核心模型
先定義實體類型、角色、控制權、受益安排及必需欄位。
03
設定工作流程
把開戶、補件、審批、定期覆核、例外及期限轉成任務。
04
逐步擴展與覆核
按團隊使用情況調整權限、報表、整合和資料治理規則。
系統可以協助流程，但不替機構承擔法律責任
合規功能的正確定位，是協助團隊收集資料、執行內部政策、追蹤工作和保留可追溯紀錄。適用的監管要求仍須由機構按實際服務模式判斷。
AML／CFT
以風險為本地整理 CDD
可管理客戶及實益擁有人身分資料、所有權與控制權、關係目的、風險評級、資金來源、財富來源、審批及覆核紀錄。流程設計應配合機構政策與適用指引。
TCSP
先確認牌照適用性
如在香港經營受規管的信託或公司服務業務，應按《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》及實際業務模式評估 TCSP 牌照要求，並以公司註冊處最新指引為準。
SCR
整理重要控制人關係
適用的香港本地公司需識別重要控制人並備存重要控制人登記冊。平台可協助整理控制權和相關文件，但法定登記冊的維持仍須按公司註冊處要求處理。
系統可以做什麼
集中資料、提示期限、分派任務、保留紀錄、整理關係、支援內部審批與管理報告。
系統不會自動保證什麼
不會自動保證符合所有法律或監管要求，也不能取代法律意見、合規判斷、風險審批或機構的法定責任。
常見問題 FAQ
以下先回答信託公司、家族辦公室、TCSP 和專業服務團隊在評估系統時最常問的問題。
什麼是香港信託管理系統？
香港信託管理系統是一套管理信託服務營運的平台，把客戶、委託人、受託人、保護人、受益人、公司實體、資產、文件及合規工作流程放在同一個可追溯的資料架構內。
信託管理系統可以管理哪些資料？
系統可按需要管理個人及法人客戶、信託角色、公司股權與控制權、受益安排、銀行帳戶、投資、不動產、文件、KYC／CDD、風險評級、審批及定期覆核紀錄。
信託管理系統如何協助 AML／KYC？
系統可支援客戶識別、實益擁有人資料、風險評級、文件收集、資金來源與財富來源欄位、審批、持續監察及定期覆核等內部流程，並保存變更與決策紀錄。最終合規責任仍由相關機構承擔。
香港 TCSP 是否需要牌照？
如在香港經營受規管的信託或公司服務業務，應按《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》及實際業務模式評估 TCSP 牌照要求。不能把所有信託安排一概視為同一種情況；如有疑問，應尋求獨立法律或合規意見。
SCR 管理與信託管理有什麼關係？
適用的香港本地公司需要識別重要控制人並備存重要控制人登記冊。信託、股東、董事及控制權鏈條的關係資料，可在信託管理平台內集中整理，但正式法定紀錄仍須按公司註冊處要求維持。
系統可以取代法律顧問或合規人員嗎？
不可以。系統可提升資料完整性、流程可見度和紀錄可追溯性，但不能取代法律判斷、合規審批、風險判斷或機構的法定責任。
內容提醒
本頁介紹的是信託營運系統的資料與流程用途，不構成法律、稅務、投資或合規意見。牌照、監管指引、法定紀錄要求及適用性可能按時間、業務模式和機構角色而不同；正式導入前，請由香港法律及合規顧問按實際情況作最後審閱。